Z czasów akademickich pamiętam zdziwienie 178 studentów kierunku administracja, kiedy to Profesor dokonał sprawdzenia poprawności prac egzaminacyjnych w ciągu 45 minut. Jeszcze większe zdziwienie na twarzach akademików pojawiło się kiedy asystent profesora, zaledwie 30 minut po sprawdzeniu prac ogłosił na korytarzu, że „można odbierać indeksy z wpisami” (wówczas system USOS był pewnie wizją z odległej przyszłości). Nie wiedzieliśmy wówczas, że Profesor korzystał z dwóch wydajnych technologii – Asystenta i faksymile. Oczywiście, Ci którzy zdali egzamin byli szczęśliwi i nie zastanawiali się dlaczego wszystkie podpisy w indeksach były identyczne, a nieszczęśliwcy z repetą mieli z kolei inne zmartwienie niż podpis profesora.

Problematyka podpisu jest nadal aktualna, zwłaszcza w dobie podpisów elektronicznych, wiadomości e-mail z oświadczeniami stron, czy też w sprawach karnych w których modus operandi polega właśnie na sfałszowaniu podpisu, podpisaniu się za kogoś innego.

Dla różnych czynności prawnych zalecane są różne formy ich potwierdzenia i tak dla przykładu zawarcie prostej umowy kupna sprzedaży, nie wymaga formy pisemnej i nie ma konieczności zawierania umowy sygnowanej podpisem stron. Trudno sobie bowiem wyobrazić zakupy na bazarku z segregatorem umów w jednym ręku, a koszykiem na zakupy w drugim. Takie czynności nie są w szczególny sposób obwarowane przepisami (nie licząc tych od COVID 19) tj. sprzedaż jabłek w osiedlowym „spożywczaku” - zawarcie takowej umowy nie jest sformalizowane.
W odróżnieniu od prostych umów cywilno-prawnych, umowy przenoszące prawa własności np. do rzeczy ruchomych o znacznej wartości powinny być zawierane na piśmie i podpisywane w taki sposób, aby można było zweryfikować autora podpisu. Tak samo podpisem czytelnym lub elektronicznym potwierdzamy odbiór dokumentów czy przesyłki poleconej z sądu w urzędzie pocztowym. Własnoręcznym podpisem potwierdzamy również np. umowę kredytu zawartą z bankiem, akt notarialny, czy choćby odbiór paczki od listonosza.

Polskie ustawodawstwo zawiera odniesienia do kwestii własnoręcznego podpisu, jego definiowalności i elementów jakie powinien zawierać (np. art. 130 kodeksu postępowania karnego). Nie mniej jednak bardzo często zdarza się, że strony postępowań cywilnych i karnych nie znają przepisów co rodzi pytania typu – Czy podpis musi być czytelny? Kiedy możemy postawić parafkę? Czy pracownik może podpisać się za mnie na umowie? Czy żona może podpisać się moim imieniem i nazwiskiem? Itp.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego ( w uchwale z dn. 30 grudnia 1993r., III CZP 146/93) stwierdzono, iż podpis powinien zawierać co najmniej nazwisko danej osoby, które nie musi być czytelne, aczkolwiek pozwalające rozpoznać charakter pisma. Czemu w taki sposób? Ponieważ, gdy wystąpią jakiekolwiek wątpliwości co do autentyczności podpisu, zostaną one poddane badaniom grafologicznym.

Ważne! Odtworzenie podpisu za pomocą skanera, kserokopiarki, faksu, kalki, parafki, czy samych inicjałów także nie spełnia cech podpisu własnoręcznego (uchwała SN z 2.10.2002 r. III PZP 17/02).

Podpis, a parafka

Parafa to znak graficzny, który występuje najczęściej w formie inicjałów składany na danym dokumencie. Jednak jest zbyt słaba, aby stanowić podstawę do dokonania identyfikacji osoby, która sygnowała nią dokument. W polskim prawie jej funkcja polega na odpowiednim oznaczeniu poszczególnych stron dokumentu, co uniemożliwia ich ewentualną podmianę. Jest używana również do zmiany pierwotnej treści pisma – złożenie parafki oznacza zaakceptowaną zmianę. W praktyce procedury karnej (protokoły przesłuchań) i cywilnej (sygnowanie poszczególnych stron umów parafą) zdarza się, że osoby dokonujące podpisu parafą kwestionują później, że podpis jej ich autorstwa co prowadzi do konieczności weryfikowania złożonych oświadczeń/zeznań/wyjaśnień.

Niejednokrotnie można spotkać się z sytuacją w której w pośpiechu, my czy ktoś z naszych bliskich osób zostaje poproszony o „zastępcze złożenie podpisu”. Jednak powinniśmy zachować tu szczególną ostrożność, ponieważ ww. działanie może spełniać przesłanki przestępstwa art. 270 §1 kk. Mimo, iż będziemy mieli zgodę osoby, za którą się podpisujemy nie zwolni nas to z odpowiedzialności oraz możliwości skazania nas na karę grzywny, karę ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.